debitor-bogholder

Hvad er en debitor bogholder?

En debitor bogholder er en person som har styr på kundens køb og betalinger. Altså håndterer en debitor bogholder blandt andet følgende opgaver:

  • Udstedelse af fakturaer og betaling heraf
  • Kunders køb og betalinger
  • Udsendelse af rykkere for manglende betaling
  • Videregivelse af sager til inkasso

Anvendelsen af en debitor bogholder er fordelagtig for de virksomheder, som har så mange kunder at det bliver for omfattende selv at skulle håndtere. Det er for de virksomheder som døjer med manglende betalinger og som ikke selv har tid eller overskud til blandt andet at sende rykkere og håndtere inkasso sager. 

Hvordan er din inkasso procedure?

Når man driver virksomhed, vil man nogle gange opleve at kunderne desværre ikke betaler til tiden, eller slet ikke betaler deres regning. Det kan være enormt fustrerende at bruge tid på at inddrive penge, og det kan være en yderst tidskrævende opgave. Derfor kan det anbefales at udarbejde en særlig procedure for dette, eller få ekstern hjælp. 

Intern procedure

Ønsker du at håndtere denne opgave selv, bør du fastlægge stabile procedurer for hvornår der skal udsendes en rykker eller en betalingspåmindelse, og hvornår en sag skal videregives til et inkassobureau eller en advokat. Det kan være en god idé at have skabeloner liggende som nemt kan bruges til rykkerbreve og betalingspåmindelser. En fast aftale med en advokat eller et inkassobureau, som kan overtage sagen hvis fakturaen stadig ikke bliver betalt efter et par rykkere, kan også være fordelagtigt. 

Inkassobureau

Er du ikke interesseret i selv at udsende rykkere og betalingspåmindelser, kan du med fordel anvende et inkassobureau som Debito. Debito kan håndtere hele forløbet fra udsendelse af rykkere til retslig inddrivelse. Her uploader du bare de ubetalte fakturaer i deres system, og de håndterer resten for dig. Du kan nemt følge med i processen i systemet og det koster ikke noget at oprette en sag. Du betaler først når pengene er blevet inddrevet. 

Debitor Bogholderi

Har du i forvejen en revisor eller bogholder tilknyttet til din virksomhed, vil de højt sandsynligt også kunne udføre debitor bogholderi for dig. Fordelen ved denne løsning er, at du får samlet alle poster under ét tag og på én regning. 

Hvorfor er det vigtigt med en inkasso procedure?

Det er vigtigt med en stabil procedure for, når dine kunder ikke betaler sine regninger, da det kan have en økonomisk konsekvens for din virksomhed. Når betalingerne udebliver, kan det have en negativ effekt på dit cashflow, og det kan have alvorlige konsekvenser for økonomien i din virksomhed. 

Får du ikke håndteret de ubetalte regninger på en god og ordentlig måde, kan det skade dit forhold med dine kunder og det kan skabe en dårlig stemning omkring jeres samarbejde. Og i sidste ende, skal man jo have betaling for det arbejde man udfører.  

Har du svært ved at rykke dine kunder for penge, kan det være en god idé at lade en ekstern virksomhed hjælpe dig med den post. Det kan lette din arbejdsbyrde med mange timer, og du skal blot fokusere på din virksomhed og dit gode forhold med dine kunder. 

Hvad er inkasso?

Betaler du ikke en faktura til tiden, kan du risikere at virksomheden sender din faktura til inkasso. Og hvad betyder det så? Det betyder at virksomheden som du skylder penge, overdrager gælden til et inkassobureau eller en advokat. Inkassobureauet eller advokaten har nu ansvaret for at inddrive de penge som du skylder. Bliver din gæld overdraget til inkasso, vil du modtage et skriv herom, men før virksomheden må overdrage din gæld til inkasso, skal de have sendt en rykker med en betalingsfrist på til dig. 

Når en gæld bliver overdraget til inkasso, kan det blive en dyr fornøjelse, da du blandt andet også skal betale inkassoomkostningerne. Har du stadig ikke betalt din gæld inden den nye betalingsfrist, kan du risikere at blive registreret i RKI, eller at inkassobureauet eller advokaten går videre med sagen retsligt. Det betyder at kravet om betaling kan sendes i fogedretten, såfremt gælden er mindre end 50.000kr. eksklusiv renter mm. Er gælden højere end 50.000kr. eksklusiv renter mm. vil du blive stævnet.  

Hvad er et debitor kartotek?

Mange blander debitor bogholder og debitor kartotek sammen, men det er faktisk to ret forskellige ting. Begge bruges dog til at håndtere kunders køb og betalinger, men henvender sig til forskellige brugere. En debitor bogholder håndterer som tidligere nævnt blandt andet; kunders køb og betalinger, fakturaer og betaling heraf, udsendelse af rykkere og videregivelse af sager til inkasso. 

Et debitor kartotek er en funktion som danner et overblik over debitorer i forbindelse med bogføring og fakturering. Det gør det muligt for virksomheden hurtigt at finde frem til den pågældende debitor, ved hjælp af en enkelt søgning i debitor kartoteket. Formålet med et debitor kartotek, er at man hurtigt og nemt kan finde frem til sine debitorer, samt danne sig et overblik over virksomhedens skyldnere. Dette er specielt fordelagtigt for større virksomheder som har mange debitorer, eller virksomheder som modtager kontant betaling (gælder også betaling med kort).

Har din virksomhed kun kreditorer, eller er det en mindre virksomhed med et begrænset antal debitorer, kan et debitor kartotek være overflødigt. 

Fordelen ved en debitor bogholder

Får du ekstern hjælp til at inddrive gæld for dig, følger der en masse fordele med. 

  • Du sparer tid
  • Du er sikret professionel håndtering af dine kunder
  • Du undgår ubehagelige samtaler med dine kunder om deres gæld
  • Du er sikret at alle regler og love bliver overholdt
  • Du sikrer din virksomhed et stabilt cashflow
  • Du slipper for at udsende rykkere og håndtere inkasso sager
Det betyder altså, at du kan fokusere din tid og energi på det som giver din virksomhed værdi, og ikke på den sure opgave med at rykke for manglede betalinger. 

Mangler du en debitor bogholder?

Hos OB Revision tilbyder vi en række revisions-og bogføringsydelser, heriblandt også debitor bogholderi. Ønsker du at høre mere om hvad vi kan hjælpe dig med? Så kontakt os via kontaktformularen og vi vil vende tilbage til dig inden for 48 timer.