Økonomisystem

Har du styr på økonomisystemer, eller er du i tvivl om du benytter det rigtige system til netop din virksomhed? I denne artikel vil der blive gennemgået nogle af de vigtigste pointer som du skal have med i dine overvejelser, inden du vælger økonomisystem.

Hvad er et økonomisystem?

Det er helt essentielt for en virksomhed, at være i besiddelse af et økonomisystem. Sådan et system gør det nemt for virksomheden, at registrere indtægter og udgifter, og holder dermed styr på økonomien, så de lever op til de gældende krav fra skat. Et sådan system kan både håndtere bogføring og rapportering af finansielle resultater. Virksomheder kan vælge imellem både online og offline økonomisystemer.

 

Online økonomisystem

Et online økonomisystem kræver naturligvis internetadgang. Derfor kan der opstå situationer, grundet manglende internetadgang, hvor man ikke vil have adgang til systemet. Dette kan være et problem hvis du ofte er på farten. I den anledning ville det være en fordel at vælge et økonomisystem som er mobil-kompatibelt.

Online økonomisystemer vil altid have en backup, da det ikke er en fast fil på dit device. De informationer du har indtastet, skal du derfor ikke være bange for at miste. I tilfælde af eksempelvis din computer bryder sammen, vil du kunne udskifte den, og stadigvæk have alt dit regnskab. Det er i mange tilfælde en nem løsning, da de fleste online økonomisystemer kan samarbejde med en lang række andre programmer. Samtidig har du også et godt overblik over udgifterne til et online økonomisystem, da man ofte betaler et abonnement pr. måned eller år.   

 

Offline økonomisystem

Et offline økonomisystem er et program som ligger fast på computeren. Det betyder at økonomisystemet ikke kræver internetadgang. I tilfælde af at du vælger et offline økonomisystem, vil samtlige data du indtaster kun gemmes lokalt på computeren. Derfor er det også vigtigt at man løbende foretager backup af programmet og informationer, da et simpelt virusangreb kan medføre at det hele mistes. Ydermere vil der også være risiko for at computeren bryder sammen, hvilket også vil kunne efterlade dig uden dine data. Dog er det alt andet lige billigere, da det i de fleste tilfælde er en engangsomkostning. Der kan dog komme udgifter til opdateringer efterfølgende.

 

ERP – Enterprise resource planning

ERP er et mere omfattende system, som indeholder og håndterer mange forskellige funktioner i en virksomhed. Systemet omfatter udover et økonomisystem, funktioner som kundedatabase, ordrebehandling, og transaktioner. Dette kan være en fordel da det bidrager til bedre gennemsigtighed, optimerer arbejdsgangene, hvilket gør virksomheden mere strømlinet og derved opnår større effektivitet. Dog skal virksomheden også have en vis størrelse, for at det kan betale sig med et ERP system, da sådanne systemer ofte er forholdsvis dyre.

 

 

Vigtige egenskaber til et økonomisystem

Kernefunktioner:

Yderligere tilføjelser: 

  • Supply chain management og generel logistik
  • Dokumenthåndtering
  • lagerstyring og indkøb
  • Salg og marketing
  • Produktion og produktionsstyring
  • Personaleadministration
  • Projektstyring
  • Servicestyring

 

Hvilket økonomisystem skal du vælge?

Først og fremmest skal det siges, at der ikke findes noget endegyldigt svar på hvilket økonomisystem som er bedste. Overordnet set besidder de forskellige økonomisystemer mange af de samme funktioner. Forskellen ligger primært i at de forskellige systemer har forskellige opsætninger og designs, samt indimellem nogle enkelte funktioner, som nogle af de andre økonomisystemer ikke besidder. Derfor er det vigtigt når du skal vælge økonomisystem, at du har styr på hvilke behov virksomheden har. Nå du har defineret dine behov, kan du begynde at undersøge markedet for det optimale system for netop din virksomhed. I denne overvejelse skal prisen også overvejes. Måske har du ikke råd til de dyreste systemer endnu, samtidig med at de fleste systemer sælger forskellige pakker, hvor du måske ikke behøver den dyreste pakke.

Generelt anbefales det dog at du tager en snak med din revisor. Her vil du nemlig kunne få gode råd og tips, til diverse økonomiprogrammer da de sidder med disse mellem hænderne hver dag. Derfor vil de kunne rådgive dig ud fra hvilke behov du har. Samtidig kan I sammen sikre at I bruger samme programmer, eller som minimum programmer der kan snakker sammen.

 

Huskeliste når du skal vælge økonomisystem

  • Totale omkostninger (oprettelse, anskaffelse, abonnementspris osv.)
  • Kan systemet de funktioner du har behov for? (f. eks. bankafstemning, forskellige betalingsmetoder, momsregnskab, abonnementer)
  • Hvor hurtigt og nemt kan man konvertere dit nuværende regnskab over i det nye økonomisystem?
  • Er det nye system enkelt og brugervenligt?
  • Har systemet en support, hvor du kan hente hjælp hvis behovet skulle opstå?
  • Har systemet en app, du kan benytte når du har lyst?
  • Har din revisor mulighed for at følge med i dine regnskaber?
  • Opdaterer systemet automatisk, i tilfælde af nye regler eller friste? (Eksempelvis nye frister for indberetning af moms)
  • Kan det nye system tale sammen med de andre programmer du benytter?
 

De vigtige punkter i en kontoplan

Har du styr på de vigtigste konti når det handler om bogføring af posteringer? Hvis du selv står for bogføringen, er det nemlig meget vigtigt at have styr på disse. Hvis der bliver bogført forkert, kan en enkelt fejl gøre resten af udarbejdelsen af dit regnskab meget besværligt og vil alt andet lige være forkert. Derfor giver vi dig her et overblik over de mest benyttede, således at det kan blive lettere at gennemgå:

Kontonr. Navn
1000 Resultatopgørelse
1001 Omsætning
2000 Dækningsbidrag
2200 Lønninger
2500 Kapacitetsomkostninger
2700 Salgs- og rejseomkostninger
3100 Autodrift – personbiler
3400 Lokaleomkostninger
3500 Administrationsomkostninger
3800 Resultat før afskrivninger
3900 Afskrivninger
4000 Resultat før renter
4300 Renteindtægter
4400 Renteudgifter
4500 Resultat før ekstraordinære poster
4600 Ekstraordinære poster
4700 Resultat før skat
4800 Selskabsskat
5000 Aktiver
5010 Anlægsaktiver
5110 Indretning af lejede lokaler
5220 Driftsmidler & inventar
5230 Edb-anlæg
5310 Deposita
5499 Anlægsaktiver i alt
5500 Omsætningsaktiver
5980 Omsætningsaktiver i alt
5990 Aktiver i alt
   
6000 Passiver
6100 Egenkapital
6300 Hensættelser
6600 Gæld
6900 Moms og afgifter
6919 Anden gæld
7999 Gæld i alt
8999 Passiver i alt
9900 Analyse/fejlkonto
9990 Nul Kontrol

Har du spørgsmål til valg af økonomisystemer, eller til andre ting indenfor revision, skal du ikke tøve med at kontakte os. Du kan nemt og hurtigt benytte den kontaktformularen herunder, så vil vi vende tilbage til dig indenfor 48 timer.

 

Kontaktformular